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Le 18 mars 2019

Dix astuces pour animer une réunion

Dans le monde des affaires d’aujourd’hui, l’important n’est pas seulement ce que vous faites, mais également la manière dont vous le faites. Il est donc aussi essentiel de pouvoir organiser une réunion avec succès. Malheureusement, peu de personnes ont reçu une formation officielle sur la façon de mener une bonne réunion. Avec ces 10 astuces, vous pouvez aimer efficacement une réunion. 

La meilleure manière de tenir la réunion

La plupart des gens n’aiment pas aller aux réunions, elles perturbent le flux de travail et sont généralement peu pratiques. Lors de la planification d’une réunion, demandez-vous si une réunion en personne est vraiment nécessaire. 

Une réunion qui contient des classeurs ou d’autres documents ou qui est programmé pour durer  plus d’une heure doit être faite en face en face. Des réunions pour déléguer des tâches connues ou pour discuter des actions de suivi requises dans un projet en cours peuvent et doivent être réalisées par voie électronique. 

La planification de la réunion

Il faut toujours être prêt. En règle générale, prévoyez deux fois plus de temps que prévu pour la réunion. Vous n’avez peut-être pas besoin de tout, mais si vous avez bloqué l’horaire de votre emploi du temps, vous serez en mesure de gérer les détails de la planification sans stresser. 

S’en tenir à l’ordre du jour

Il est conseillé d’établir un ordre du jour qui répertorie toutes les questions pertinentes qui seront abordées et le temps alloué à chacune d’elles. Il faut toujours avoir une montre ou une horloge dans votre champ de vision et avancer la réunion lorsque l’heure de chaque sujet est écoulée. 

Certaines personnes aiment s’entendre parler, d’autres sont passionnés par un sujet qui leur tient à cœur. Par ailleurs, il faut toujours trouver le bon équilibre. 

Ne pas abuser de la technologie

Des reliures remplies de graphiques et de données ou une présentation PowerPoint bien conçue peuvent éblouir un auditoire et chacune d’elles a sa place dans les affaires. Mais intégrer la technologie à une réunion coûte du temps et de l’argent, et vos patrons n’apprécieront pas non plus le gaspillage. Avant d’organiser des travaux d’impression coûteux ou de faire beaucoup d’efforts pour créer d’autres supports audiovisuels, assurez-vous qu’ils ajouteront de la valeur à la réunion. 

Planifier des pauses

Pour les réunions de plus de deux heures, votre ordre du jour doit comporter des pauses. Rendez-les réalistes. Les toilettes sont-elles à côté de la salle de conférence ou à travers le bâtiment ? Prévoyez suffisamment de temps pour que vos participants puissent être à l’aise. Déterminez si vos participants auront besoin de temps pour vérifier leurs courriels ou renvoyer des appels pendant la pause. N’oubliez pas d’avoir de l’eau en bouteille soit sur la table ou à côté. 

Bien organiser la salle de réunion

En tant qu’animateur de la réunion, tous les regards doivent être rivés sur vous. Disposez les sièges de manière à ce que tous les participants soient face à vous et à ce que vous utilisiez des tableaux blancs ou des écrans. Si vous écrivez sur un tableau blanc ou utilisez un projecteur, un podium peut vous permettre de vous déplacer plus facilement. 

Convier les personnes nécessaires

N’invitez pas plus de personnes que nécessaire pour atteindre votre objectif. Par ailleurs, il ne faut pas oublier les participants essentiels. Vous devez examiner le but de la réunion et déterminer qui sont les décideurs. Il est conseillé de garder la liste courte. N’oubliez pas de vérifier votre liste de participants potentiels avec votre patron. 

La préparation des remarques

Commencez votre réunion avec quelques commentaires qui définissent son objectif. Ensuite, il faudrait établir un contact visuel avec autant de participants que possible tout en parlant. Si vous êtes doué avec l’humour, n’hésitez pas à l’exploiter. Pour clôturer la réunion, il faudrait récapituler les événements et remercier les participants pour leur temps et leurs efforts. 

Tous doivent être entendus

Chaque réunion réunit à la fois des personnes dirigeantes et des collaborateurs. Votre travail en tant qu’animateur consiste à faire en sorte qu’aucune personne ne domine la conversation et que les membres silencieux ne soient appelés à contribuer. Encourager seulement une personne à participer peut vous permettre d’atteindre deux objectifs. La participation de tous est essentielle, car leurs avis peuvent parfaitement aider à résoudre divers problèmes. 

Tous doivent avoir un résumé de la réunion

Votre réunion a un but, et ce qui est fait pour atteindre cet objectif doit être consigné. Gardez des notes sur les décisions prises et sur qui fera quoi. Dressez la liste des préoccupations et des compliments proposés par le groupe. Récapitulez les résultats de la réunion avant de lever la séance. 

Après la réunion, rédigez un rapport de vos notes et distribuez-le aux participants dès que possible. Sachez que si l’objectif de votre réunion est de résoudre un problème, le conflit est inévitable. Un bon animateur va reconnaître le moment où les émotions deviennent trop fortes. Tous ces détails devraient être inclus dans le rapport.