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Préparer les réunions

Réunions

Comment réussir la conduite de vos réunions  ?

Avez-vous peur d’assister à la réunion hebdomadaire du personnel ? Vous êtes-vous déjà retrouvé assis là à tourner votre style et à résister à la tentation de jeter un coup d’œil sur votre smartphone, en vous demandant pourquoi vous êtes là alors que vous avez tant de choses à faire ? Ou pire, êtes-vous à la tête de la table en dirigeant la réunion alors que vous observez le désintérêt des autres ?

Vous n’êtes pas le seul dans cette situation. Les réunions mal gérées nuisent à la productivité et ne contribuent certainement pas à la motivation des employés. L’organisation d’une réunion ne se fait pas au hasard. En effet, il faut prendre en compte différents paramètres pour conduire une réunion. Tous n’ont pas cette compétence, car outre le fait de diriger, il faut également veiller à ce que tous les participants y trouvent un intérêt.

Une bonne préparation est de mise

La réussite d’une réunion dépend de la préparation. Cette étape est de mise pour garantir le bon déroulement de la réunion. Une fois que vous aurez défini ce que vous souhaitez atteindre pendant la réunion, prenez le temps de déterminer comment vous allez atteindre vos objectifs. Le but ici est de créer un ordre du jour concis qui optimise le temps réel passé. Tout d’abord, il vous faudra énumérer les objectifs à atteindre et les principaux points de discussion.

D’autre part, il est aussi indispensable de lister les participants. Le choix dépend de vos objectifs. Ensuite, il faudra définir la durée de la réunion. Avant la réunion, vous devez déterminer les temps alloués aux points de l’ordre du jour, en tenant compte du temps supplémentaire alloué aux questions.

Déterminer le format de la réunion

Il est important de choisir le bon format. Il va dépendra de plusieurs facteurs, dont les participants, des objectifs souhaités et du contexte de la réunion. Il peut s’agir d’une réunion d’information où il vous suffira de transmettre des messages. D’autre part, une réunion pour évaluer l’évolution d’un projet.


D’autres formats sont aussi possibles. Les organisations peuvent parfaitement opter pour une réunion d’échange afin d’obtenir les avis des différentes entités concernées. Enfin, une réunion de prise de décision peut aussi être organisée afin de résoudre un problème en particulier. Le format sera déterminé en fonction de vos objectifs, mais aussi du nombre du groupe.

Quel est le rôle de chacun ?

Une partie des préparatifs nécessaires à la réussite d’une réunion consistera à déterminer quelle personne conviendra le mieux à un rôle donné. Avant de décider qui doit représenter votre entreprise, il est important que vous compreniez les responsabilités que chaque rôle exige. Les responsables sont chargés d’organiser l’ensemble du processus de la réunion, comme la planification, l’invitation des participants et la réalisation des attentes finales.


D’autre part, il y a également l’animateur qui veille à ce que la réunion se déroule bien et conformément au plan. Ce dernier doit rester neutre tout au long de la réunion. Il y a aussi une personne qui devrait prendre note des échanges réalisés, en indiquant les points clés qui ont été abordés. Enfin, une réunion ne serait pas complète sans les participants. Ils sont censés participer activement aux discussions, écouter et suggérer des idées qui pourraient grandement contribuer aux résultats attendus.

Les objectifs attendus

En termes simples, les objectifs sont ciblés, pas les agendas. Les objectifs définissent le résultat souhaité de la réunion, les ordres du jour définissent uniquement les sujets à traiter. Les objectifs appellent à une participation active.


La plupart des gens s’accordent pour dire que l’un des ingrédients les plus importants d’une réunion est l’ordre du jour. Certes, une réunion avec un ordre du jour qui sert de point focal a plus de succès. Par ailleurs, cela ne suffit pas. Il ne contient généralement qu’une liste de sujets. Les objectifs attendus sont l’origine même d’une réunion. Ainsi, il est important de l’évaluer et de les faire comprendre aux participants.